コスト削減！すぐに活用できる印刷コスト削減アイディアを紹介！

近年では電子契約や会議でもモニターを利用し、メモや議事録もなどもノートパソコンやタブレットに打ち込むなどペーパーレス化が進んでいますが、未だに会議資料・案内チラシ・提案書・申し込み用紙・契約書・見積書などをコピー機で印刷する事は仕事上必要不可欠で、「紙離れ」するにはまだまだ時間がかかりそうなのが実際のところです。

コピー機・複合機で一回の印刷にかかるコストは小さいように思えますが、毎日行われる作業であるため、月々にかかってくる印刷コストは決して小さいものではありません。

印刷ミスをしてもう一度印刷しようとして、繰り返し何度も印刷を繰り返す利用者もいると思います。

企業にとってコスト削減は最大の課題であり、無駄な支出を減らし、生産性の高い環境を整えることは、企業としてはとても大切な事です。

社内ルールの制定・運用や、社員ひとりひとりの意識改善など、対策はいくつか思いつくかと思いますが、まずは簡単に始められることから実施し、社内全体でコピー機・複合機の印刷コスト削減に取り組んでみませんか？

以下では、印刷コスト削減のために役立つアイディアをご紹介します。

コピー機・複合機にかかるコストとは？

まずはコピー機・複合機の運用にかかる主なコストをご紹介させていただきます。

大きく分けて下記の内容がコピー機・複合機のコストになります。

①コピー機の本体代金　（リース料金・レンタル料金など・・・）

②保守料金　（カウンター保守契約・キット保守契約など・・・）

③消耗品費　（印刷用紙・インク代・トナー代など・・・）

コピー機・複合機の導入方法によって、かかってくる費用は利用者によって様々ですが、上記３つが代表的な例となります。

一般的なリース契約でコピー機・複合機を導入しているのであれば、コピー機の本体代金とカウンター保守契約のカウンター料金がメインとなります。

コピー機・複合機を一括で購入している場合は、保守料金や消耗品費といったところでしょう。

ただ、どんな形でコピー機・複合機を導入していても印刷用紙代は実費となります。

いずれにせよ印刷コストはどんな企業にもついて回ってきます。

続いて、具体的な印刷コスト削減アイディアを紹介させていただきます。

設定をモノクロ印刷にする

コピー機・複合機で印刷する時は、モノクロ印刷を徹底しましょう！

一般的なカウンター契約では印刷すると１枚あたりに費用が掛かる仕組みですが、モノクロ印刷代金とカラー印刷代金とでは１枚当たりの金額に約１０倍の差があります。

わかりやすく言えば、１００枚あたりで換算すると、およそ１,０００円のコスト削減につながるということです。

コピー機・複合機はモノクロ印刷時は黒色トナー・インクのみを使用しますが、カラー印刷時はその色を出すために各色のトナー・インクをすべて使用します。

当然、トナーやインクの利用が多くなるのでカラー印刷の料金は割高になります。

コピー機・複合機によっては本体に設定をかけることができますが、各利用者のパソコンの設定をモノクロ印刷にすることで、無駄なカラー印刷を削減することができます。

まずは各々のパソコンからプリンターのプロパティより設定変更をしてみてください。

印刷プレビューを確認・印刷品質を落としてする

コピー機・複合機でのミスプリントの防ぐために、文字の打ち間違い、印刷内容の間違い、用紙サイズやページ設定のミスなどがないか、印刷プレビュー画面で確認してから印刷ボタンを押すことを徹底しましょう。

自身や社内用だけで使う資料の場合は、印刷画面の【プリンターのプロパティ】から印刷品質を少し下げるて印刷することでトナーやインクの節約につながります。

万が一ミスプリントしてしまった紙は、裏紙の再利用としてリサイクルしている企業も増えています。

ちなみにミスプリントしてしまった用紙の裏紙にして、再度コピー用紙として利用することは、コピー機・複合機の紙詰まりの原因になるためお勧めしません。

プリント時に両面印刷や2in1印刷にする

自身や社内用だけで使う資料の場合は、印刷用紙を節約する方法としてより効果的な方法として、２ページ分を1枚の紙に印刷するという方法もありますので活用していきましょう。(2in1印刷)

2ページ分を1枚(2in1印刷)にしたり、4ページ分を1枚(4in1印刷)に印刷する事が可能です。

両面印刷だけだとそこまでコスト削減には繋がりませんが、この方法により印刷用紙の削減や、カウンター料金、インクやトナー代金のコスト削減になります。

リサイクルインク、リサイクルトナーを使用する

利用中のコピー機・複合機をリース契約やレンタル契約で導入されている場合は、保守契約も同時に入っていることが多いため、そういった方は対象にならない内容ですが、コピー機・複合機を購入してご自身で消耗品を購入している方向けのお話しとなります。

コピー機・複合機のインクやトナーにかかるコストを抑えるには、「非純正」のトナーを使う方法もあります。

メーカーから発売されている純正トナー・インクに比べて値段が安くなりますが、品質が安定しなかったり、コピー機・複合機が故障した場合に保証が受けられないこともあるというデメリットもあるため、選ぶ際には注意が必要になります。

↓↓コピー機の純正トナーとリサイクルトナーの違いについて↓↓

https://copyta.jp/copier_toner_genuine_used_recycled_explain-0009/

近年ではリサイクルトナーの品質が劇的に向上しています。

純正品とリサイクルトナーでは不具合率はあまり変わらなくなってきました。

また、品質基準の認証を得たリサイクルトナー業者が増えており、品質の向上と10年保証など、保障期間が延びていることが、リサイクルトナーの需要を伸ばしたきっかけでもあります。

リサイクル商品には様々な認定がありますので少し紹介させていただきます。

①環境マネジメントシステムISO14001

環境へ配慮し、自主的・積極的に環境負荷の低減に取り組み、ISO（国際基準）の認定

②品質マネジメントシステムISO9001

お客様に満足・安心・信頼していただくための品質管理に取り組み、ISO（国際基準）の認定

③世界最高品質基準「STMC」

リサイクルトナー先進国アメリカで設けられたリサイクルトナーの品質に関する検査基準です。日本でも「STMC」を取得する動きは広まっていくものと思われます。

④環境・品質基準「Ｅ&Ｑマーク」

Ｅ&Ｑマークは、製造者が準拠すべき環境および品質の基準です。環境管理基準27項目、品質管理基準10項目を設け第三者審査機関が審査の上、これらの基準を全て満たした製品のみ貼付られる安心の証です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

タイトルの通り、「すぐに活用できる印刷コスト削減アイディアを紹介！」について解説しましたが、コスト削減は一人一人の意識的に取り組むことが重要になっていきます。

その為には社内ルールを決め、徹底する事が大切です。

決めたルールが社内で浸透されているのか、実行されているのかも定期的に確認する事も必要でになるでしょう。

この一人一人の意識改革で年間で大幅コスト削減が見込めますので実践していきましょう。

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