新事務所開設！スタートアップ事業者のコピー機導入のタイミングについて

こんにちは！コピタ編集室です！

これから新しく事業を開始される方や事業拡大に伴い、新規事務所を開設される皆様へ。

まず何から手を付ければいいのか。何を準備するべきなのか。

門出を祝うべき大切なタイミングではありますが、その分やるべきことが非常に多くかなり多忙になるかと思います。

本日は、タイトルの通り、「新事務所開設！スタートアップ事業者のコピー機導入のタイミングについて」解説していきます。

コピー機・複合機は、ビジネスシーンにおいて非常に重要な役割を果たす、なくてはならない存在です。

しかしながら、導入するにあたり高額な商品で、特に一般的な導入方法のリース契約は審査に時間がかかったり、複雑な契約内容になるので、話がなかなか進まなかったりするというお声もよく耳にします。

もちろん、私はコピー機・複合機の専門家ですのでしっかり解説していきますが、今回はコピー機・複合機だけでないところにも踏み込んでいこうと思います。

いくつもの新規事務所を立ち上げてきた私の経験からできるだけわかりやすく解説します。

場所を決める

まずは事務所を決めましょう。予算の範囲内でお近くの不動産から最適な立地を見つけましょう。

複数の不動産を見ることをおすすめします。

ちなみに私は「ここだ！」と決めた物件に対しては、その物件の管理会社がわかったら直接連絡を取ります。（なぜなら仲介手数料を余計に取られたくないからです。。。）

事務所選びの中で、事前に注意しておくべき内容がありますので、ご紹介していきます。

そして契約を進めて早いうちに鍵を受け取る日にち、すなわち入居可能な日にちを明確にしましょう。

まれなケースですが、コピー機・複合機を立ち上げるたびに電気のブレーカーが落ちてしまうというトラブルを聞くことがあります。

業務用コピー機・複合機の消費電力は、最大で1100～1500W程度になります。

これは一般的に消費電力が高いとされるエアコン(～2000W)やアイロン(1200～1400W)と比べても遜色ない数値です。

念のため、細かい部分ですが事前に確認しておきましょう。

また、物件についてですが、入り口の広さには注意が必要です。

本記事はコピー機・複合機の導入についての記事となりますが、コピー機・複合機にかかわらず、大型備品を搬入できず、後々困るケースはよくあることです。

ビルであれば、エントランス口の広さ、階段の広さは要チェックとなります。

また、インターネット回線の導入可否についても確認しておきましょう。

例えば、固定回線を引く場合、ビルにより近くの電柱から線を引っ張る作業が大掛かりになる場合があります。

この点については、さらに詳しく解説していきます。

インターネット回線を契約する

事務所に入居ができたら、まずはこれです！！

私の場合は入居可能な日にちが決まったらその日に合わせてインターネットの回線工事を手配していました。

なぜ、インターネット回線を入居後最初の作業にしたかというと、NTTへ申込みをしてから実際の工事まで2～3週間、（繁忙期であればもっと）かかる可能性があるからです。

地域によって工事日が確定する期間は異なりますが、上記でも触れましたが、ビルによっては大掛かりな工事が必要と判断された場合はかなり後回しにされてしまいます。

例えば、ビル同士が隣接しているようなところでは、近くの電線から光ファイバー線を引っ張るとき、またがってしまうビルの管理会社の許可を取る必要があったり、道路を挟んだ先から引っ張る場合は行政から許可をとる必要があったりするケースがあります。

この場合は、別途で工事費用が請求される場合もありますので、事務所の入居のタイミングで確認しておくべき内容になってきます。

大掛かりな回線工事が必要と判断された場合であれば、店舗ならオープン日など、決められた日にちまでに間に合わない可能性があります。

インターネットを介して、PCや電話、FAX、コピー機、セキュリティサービスなど多くのオフィス環境が連携しますので非常に大事です。

コピー機・複合機導入のタイミング

インターネットが繋がったらコピー機・複合機を導入しましょう。

弊社のレンタルコピー機・複合機であれば、審査無しで導入が可能です。

そして専門のスタッフがPCの設定まで無料で行い、丁寧に取り扱いについてご案内します。

ちなみにリース契約ですと審査や手続きに手間がかかるため遅れてしまうケースが非常に多いです。

とは言っても複数の販売店から相見積をとり、必要なコピー機の機能や料金をしっかり確認しておきましょう。

コピー機選びに失敗しないために！コピー機初心者必見！

実際には、弊社へ頂いたお問い合わせの中で「すぐにに複合機を設置したいけれど、回線の手配がまだ済んでいない。」といったお客様はたくさんいらっしゃいます。

スムーズにコピー機・複合機を導入する為には、まず、回線工事を事前に手配を完了しなければなりません。

一応、インターネット回線を導入前にコピー機・複合機を導入することは可能ではありますが、非常に不便です。

後からコピー機・複合機のネットワークの設定や、PCの設定を専門業者に依頼をすると別途費用が発生します。

「保守料金を払っているから無料でやってくれ！」というお声もよく伺いますが、これは保守メンテナンスの対応範囲外になります。

保守メンテナンスは、文字通りコピー機の保全が目的ですので、ネットワーク設定やPC設定は追加作業の扱いとなります。

ただ、その他のトラブルも含めて電話で解決できるケースは非常に多いです。

下記ページで解説しておりますので、ご参照ください！

まずは自分でやってみよう！複合機・コピー機のトラブルと解決方法

備品やレイアウトを考える

備品については予め用意しておき、いつでも搬入ができるようにしておきましょう。

コピー機・複合機についてですが、いざ搬入する際に、スペースが足りない！という状況を防ぐために、導入する機種の大きさは予め確認しておきましょう。

また、インターネットのモデムや主装置の位置によって、PCや電話機、コピー機・複合機の設置位置がある程度限られますので注意が必要です。

配線がごちゃごちゃしてしまいますと見栄えが非常に悪くなりますので、予め配置についてはイメージしておきましょう。

配線が気になる方で無線環境を好まれる方は非常に多いと思います。PCもそうですがコピー機・複合機は基本的に有線での接続を推奨されています。

無線環境ですと、どうしても有線に比べると不安定で、時折ネットワーク設定が外れて再設定が必要になるケースが見られます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。くどいですが、まずはインターネットです！

インターネットがないと、そもそも仕事にならないということは百も承知だとは思いますが、スタートアップ・新事務所立ち上げに携わられる皆様は非常に多忙なため、手が届かないことだってあるかと思います。

ちなみ弊社の大型コピー機レンタルサービス【コピタ】はスタートアップの事業者様を応援しております。

インターネットとコピー機・複合機を同時に申し込みできるので、忙しい事業者様の窓口を軽減させて頂きます！

もちろん事業拡大に伴い新事務所立ち上げをされる事業者様のお手伝いもさせていただきます。

既存の事務所ではリース契約でコピー機を導入していたけど・・・

この際、思い切ってレンタル契約で導入してみませんか？

審査不要、業界初の初期費用０円は【コピタ】だけ！

その他OA機器のご相談も承ります♪是非ご活用ください！