コピー機で最も多い問合せ！インターネットFAXとは？

こんにちは！コピタ編集部です♪

コピー機・複合機の業界に長く在籍しておりますが。最近になってお客様に「インターネットFAX」について質問される機会が多いです。

ペーパーレス化が進むにつれて印刷する頻度がすくなってきていることがわかり、やはり働き方がどんどん変わってきたのだと感じます。

しかし依然として、コピー機・複合機のFAX利用は未だ多く利用されており、ビジネスにおいて必需品のアイテムとなります。

そんな時に「これがないと会社ではいけないんだよね」というサービスが「インターネットFAX」です。

なので、今回はタイトルの「コピー機で最も多い問合せ！インターネットFAXとは？」の通り、「インターネットFAX」について解説していきたいと思います。

インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、データのやり取りをインターネット回線を利用して行うサービスです。

そのため送受信の操作は外出先でも可能になります。

この操作はインターネット環境があればできるのでスマホやタブレットでも可能です。

様々なインターネットFAXサービスはありますが、代表的なモノは「eFax」かと思いますが、他にも「KDDI ペーパーレスFAXサービス」や「BizFAX スマートキャスト」、「秒速FAX」など…サービス提供元はたくさんあります。

また、インターネットFAX提供者と契約をする必要があります。

「インターネットFAXに対応したコピー機・複合機はありますか？」という質問に対しては

結論からお話しますとインターネットを通しての送受信であり、コピー機・複合機はあまり関係ありません。

ただ、コピー機・複合機の単体にインターネットFAXに近い機能が搭載されている機体もあります。

インターネットFAXの利用料金

サービス提供元が多く存在する為、利用料金は提供する会社によって異なります。

ほどんどのサービス提供会社では、初期費用の他に、月額料金や送受信料金がかかります。

導入時に必要になる初期費用はもちろん、長期的にみて月額料金や送受信料金が負担にならないかどうか、それぞれの金額を考慮に入れてサービスを選ぶことが大事です。

受信費用については無料にしているところが多いですが、毎月一定枚数までは無料というところもあります。

送信料金は1枚ごとの料金設定、一定数までは無料で超過分から料金が発生するものなどさまざまになります。

また、利用するユーザ数によって課金するサービスもありますので、導入前には事前に社内の利用者数を確認するといいでしょう。

インターネットFAXのメリット

①いつでもどこでもFAXが送受信できる。

インターネット環境があればどこでも送受信ができることが特徴になります。

電話回線を利用した従来のFAXの通信量はかかりません。

（※インターネット料金は別でかかります。）

②ペーパーレス化によるコスト削減が見込める。

受信したFAXを一度データとして端末で確認ができるのでペーパーレス化によるコスト削減が見込めます。

③ファックスDM（ダイレクトメール）対策になる。

以前はよくありました、FAXで広告を送られてくることが…インク・トナー代等がもったいなかった…

④FAXの内容をデータで管理できる。

通常のFAXの場合は、FAX内容は受信と同時に紙に印刷されます。

データで保存したい場合、受信のたびにいちいちスキャナーで読み取ってパソコンに取り込む必要がありましたが、インターネットFAXではデータ形式で送られてくるため、そのまま保存と管理が可能です。

⑤そもそコピー機・複合機が必要ない

送受信をすべてデータで行えるため、印刷する必要がないのであればそもそプリンターは必要ありません。

しかしコピー機・複合機を導入しないという判断は原本を使用したコピーができなくなるため慎重に検討しましょう。

○メリットまとめ

・いつでもどこでもFAXが送受信できる。

・ペーパーレス化によるコスト削減が見込める。

・ファックスDM（ダイレクトメール）対策にもなる。

・FAXの内容をデータで管理できる

・コピー機・複合機が必要ない※慎重に！

インターネットFAXのデメリット

・今まで使用していたFAX番号は使えない。

インターネットFAXを新規で利用し始める場合には、新しくFAX番号を取得が必要なため、これまで電話回線や光回線につないで使っていたFAX番号は引き継げない事が多いです。

切り替える場合には「取引先に新しいFAX番号を連絡する」や「名刺やチラシを作り直す」などの手間が発生します。

ただ、Toonesや03FAXはそのままFAX番号をそのまま利用できます。

・紙媒体の送信がやや面倒

FAXしたい紙をスキャンしてPCに取り込み、取り込んだファイルをメール添付して送信するかスマホで撮影し、スマホアプリから送信する必要があります。

○デメリットまとめ

・今まで使用していたFAX番号は使えないサービスが多い

・紙媒体の送信がやや面倒

インターネットFAX搭載のコピー機・複合機

コピー機・複合機にもインターネットFAXに近い機能があります。

受信の場合は、FAXが届いたら内容がメールで届く機能です。

コピー機・複合機に予め指定のメールアドレスを登録しておき、FAXが届いたら指定したメールアドレスにデータが届く流れです。

送信の場合は、PCやスマホ・タブレットのデータをコピー機・複合機に飛ばしてそのままFAXを送る機能です。

送受信それぞれ髪を使用していないためインターネットFAXに近い機能になります。

ただ、コピー機・複合機によってこの機能がついていないものもありますので予め確認しておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

本記事では、「コピー機で最も多い問合せ！インターネットFAXとは？」について解説しました。

インターネットFAXを導入することによって、業務効率化やコスト削減を実現できまることは大きなメリットと言えるでしょう。

PC以外でも、スマートフォンやタブレットを使えば、外出先でも場所を選ばずにFAXの送受信ができますので、非常に便利となります。

また、書類のデジタル化によるペーパーレス化や機器の導入が不要になり、コスト削減にもつながります。

料金プランは、サービス提供元により様々で、毎月の月額料金の中に送受信料を一部含むプランや、送った分だけ従量課金されるプランなどがあります。

導入時に気を付けるポイントは料金の安さで選ぶのではなく、既存の番号が使えるか、求める機能があるかなど確認してみましょう。

ペーパーレス化が進み、リモートワークが増えたりと働き方も変化してきています。

今後もワークスタイルがより豊かになるサービスがでてくるでしょう！

期待しましょう！！

補足

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