コピー機・複合機のFAX送信方法とFAXの便利機能紹介

こんにちは。コピタ編集室です。

近年でのビジネスでは電話とメールでのやり取りから、直近だとさまざまなビジネスコミュニケーションツールの進化により、FAXはすっかりその影を隠しています。

そもそも自宅で固定電話がない家庭も増えているため、「FAXを使ったことがない」という方も増えてきているのが現実でしょう。

こんなにもペーパーレス化が進んだ時代ですが、いまだコピー機のFAX機能は利用され続けています。

例では、FAX文化が残る業界は、飲食店や旅館といった、現場で動き回る作業が多く、パソコンの前に座って作業する機会が少ない業態です。

パソコンにメールが届いたことに気づけない場合でも、FAXならば物理的に紙が出力されるため、届いたことに気づきやすいです。

行政・裁判所関連は、メールの場合はハッキングの恐れがある等の理由から、行政ではセキュリティー確保の観点でFAXが使われています。

また、高齢者やITリテラシーが低い方にも確実に手続きをしてもらえる、といった理由でも重宝されています。もちろん最近では効率化図りIT化も進んでいます。

他にもメディア関連や、不動産関連も、FAX文化はねずよく残っています。

しかし、コピー機・複合機のFAXは進化をしています。

初回から長くなりましたが、今回はコピー機・複合機のFAX送信方法とその他によく使用されるFAX関連の基本的な便利機能を紹介します。

FAXの送信方法

コピー機・複合機でFAXを送信するのはとても簡単です。

基本的にまず送信する書類を用意し、コピー機を操作してFAX送信を行います。

FAX送信する相手先のFAX番号を入力し、書類を原稿台か自動送り装置（ADF)に設置して送信ボタンを押すことでFAX送信することができます。

注意点としては、相手先のFAX番号を間違えないこと、また、書類を読み取らせる際に裏表を間違えないことです。

※送信前に確認画像がパネルに表示される機種がほとんどです。

原稿台に置いてFAX送信する場合は書類の表面をガラスにセット、自動送り装置（ADF)を使う場合は書類の表面を上にしてセットしてFAX送信するのが基本です。

①送信したい書類を用意

②原稿台か自動送り装置に書類を設置し読み取らせる。

③送信先を選択、もしくは入力（相手先FAX番号）

④FAX送信ボタンを押す

それでは次にFAXの便利機能を紹介します。

インターネットFAX

まず、コピー機・複合機のFAX送受信方法は２種類あります。

電話回線を利用したFAXとインターネット回線を利用したFAXです。

まずは、電話回線を利用したものをPC-FAXと呼んだりしますが、お使いのプリンタドライバをPC-FAXドライバに切り替えるだけでプリントと同様の操作で手軽にご利用いただけます。

パソコンの画面からファクスの送受信が可能なため、とも原稿を印刷する必要がないため、用紙やインクが節約できますが、電話回線を使用するので、通信料金が発生します。

次に、インターネット回線を利用したEメールでFAX送受信を行うもの紹介します。

インターネットFAXは電話回線を利用せず、インターネット回線を利用するため、通常のFAXと比べて小さな文字も鮮明に送受信することが可能です。

そして最大の特徴として、一度に複数のアドレスに対して送信することができるため、送信の手間を大きく省くことができます。

ひとつ注意が必要なのは、インターネットFAXは白黒モードのみの対応となっています。

・小さな文字でも鮮明に送受信することができる

・一度に複数のアドレスへ送信することができる

・白黒モードのみ対応

FAXのPDF変換

PDFとは紙のデータや文書を表示することのできる国際基準のフォーマットのことです。

コピー機・複合機は受信したFAXをPDFデータとして変換することが出来ます。

FAXのPDF変換を行うことで、データのまま情報の共有ややりとりができるため、受信したFAXを印刷しないで確認することが出来ます。

そのため印刷代と手間を節約できます。

機種によって設定の方法は少し変わってきますが、基本的にはまずコピー機本体にPDF受信用のフォルダーやボックスを作成、受信したFAXを転送するよう設定し、後はファイルの保存方法をPDFに設定するだけで完了です。

・閲覧可能な画像データでの送受信なので、いちいち印刷する必要がない（ペーパーレス）

・データのみでのやりとりになるので、書類の紛失、情報漏洩・改ざんを防ぐことができる

FAXデータのメール転送

FAXで受信したデータを、Eメールなどのアドレスに自動で転送してくれる機能です。

この機能を使えばFAXで受信したデータをメールで確認することができ、外出先でもすぐにFAXデータの内容を確認したり、複数のFAXデータを同時に確認して印刷の必要がないものを省くことができます。

・外出先でもすぐにFAXの内容をデータで確認できる

・メールで内容を把握できるため、印刷の必要がない。

最近のコピー機・複合機ではこの機能と似ているものがあり、受信データの画像確認機能というものがあります。

これは、受信したFAXの内容を操作パネルの画面で確認してから印刷することができる機能です。拡大表示も可能ですので、細かな部分まで確認でき、必要なものだけを印刷することが可能です。

メールで転送する機能と同じで、不要な迷惑FAXなどはプリントアウトせずにデータを削除できますので、用紙の節約につながります。

カウンター保守に入っていると印刷用紙を1枚印刷するとカウンター料金が発生してしまい、経費の増加につながりますので、非常に役に立つ機能となります。

他にもコピー機・複合機にはメーカにーによって様々な便利機能がありますが、全て紹介すると大変のあので、今回はよく使うFAX機能ということでここまでです！！