複合機のタイムスタンプ機能とは？データ改ざん対策にお役たち！

こんにちは！コピタ編集室です。

2005年にe-文書法施行により、事業者は重要書類を電子保存することができるようになりました。

以前までは書類を紙で保管しなくてはいけなかったので、事務所の書庫がぎっしりと埋まってしまったりしてしまうため、デジタルでの管理は非常に便利になったと言えます。

しかし、同時にデータで保管ができるとなると、改ざんのリスクが高まります。

そんな悩みをコピー機・複合機で解決ができます！知らない人も多い、本記事では表題にある通り、コピー機・複合機のタイムスタンプ機能について解説します！！

タイムスタンプとは？

タイムスタンプの目的はデータ改ざんを防ぐための時刻証明です。

いつ、誰が、どんなデータを作成したのかを証明できます。

基本的には一般財団法人日本データ通信協会が認めた、第三者期間のタイムサービスを利用することが多いですが、コピー機にはスキャンすると同時にPDFデータにタイムスタンプをつけることができます。

具体的には、医療分野でのカルテや知財保護の観点から製造業の図面、特許や開発における記録・アイデアの権利の所在を明確にしておくために利用されています。

タイムスタンプ機能とコピー機の便利機能で更に効率UP！

実際にコピー機のタイムスタンプ機能を利用しながら、本来搭載されているコピー機の機能と絡めて利用するととても便利です。

まずはコピー機のタイムスタンプの基本的な使い方は下記の手順のように行います。

【 手順】
資料を作成↓資料をコピー機でスキャン↓タイムスタンプを付与してPDFデータへ。

・タイムスタンプを付与したスキャンデータをそのまま指定フォルダーに直接保存

まずは上記の手順で、請求書や領収書などの書類をコピー機でスキャンと同時に、PDFファイルにタイムスタンプを付与します。

さらに、そのデータをそのまま指定したフォルダーに保存できます。

書類のデータ化、タイムスタンプの付与、フォルダーへの保存という作業を、いちいちPCから行わずに複合機だけで完結することができるのでとても便利です。

・コピー機でタイムスタンプを付与したデータを直接メール送信

コピー機でスキャンしたタイムスタンプつきのPDFデータをメールで送信することも可能です。

複合機の操作パネル上で宛先を指定するだけの簡単操作でメールを送信することができます。

・まとめ

タイムスタンプの利用により、決算書などの財務関連書類をはじめ、見積書や請求書、領収書などの一般書類、また医療情報、法定保存文書などを保存する際に信頼性を高める事ができます。

これからのデータ保管について、コピー機のタイムスタンプ機能で業務を効率化することができるでしょう。

ただし、タイムスタンプ機能が搭載されていないコピー機もありますし、搭載されているとしてもその機能は様々ですので、コピー機選びは慎重に行う必要があります。

確定申告が近づいてきております。

提出書類の信用性に少しでも近づく事業者様も多くなると思います。

折角の機会ですのでコピー機の便利機能はどんどん試していきましょう。

・補足

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