コピー機・複合機設置の初期費用について。知っておきましょう。その真実を。

はい、こんにちは～（笑）

季節は暑い季節になってきました。日差しが強くなってきましたので水分補給を大切にしてください。

さて、今回はコピー機・複合機を新しく導入する際に注意してほしい内容です。

それはズバリ初期費用についてです。

コピー機・複合機の導入方法は大きく分けて「リース契約」「買取り」「レンタル契約」の3通りがあります。

殆どの場合で、リース契約では月額のリース料金は発生しますが、コピー機・複合機の導入する際のその他の初期費用無料です。

一方で、レンタル契約の場合はコピー機・複合機のレンタル事業者によってサービス内容が異なりますが、殆どの場合は金額がかかるでしょう。

買取りについて言うまでもありませんが、購入時に一括で支払う必要がありますね。

初期費用を少しでも抑えたいと考えるのであれば、リース契約を選択する事業者様は多いと思いますが・・・

ほんとにかかっていないのか・・・？

結論から申し上げますと・・・

初期費用なしとうたっていますが、複合機・コピー機の本体代金や搬入費用、設定費用など初期にかかる費用を全て、5～7年のリース契約の金額にはいっています・・・

では、リース契約の仕組みに触れながら、解説していきます。

リース契約の仕組み

リース契約とは数百万円するコピー機本体価格を５～7年で契約をし、コピー機の提案を受けた販売業者（又はメーカー）とカウント保守契約をし、運用する契約になります。

リース契約はリース会社と契約、保守契約は保守会社(販売店又はメーカー)と契約し、複合機・コピー機を利用するにはこの２つの契約が必要になます。

念のため、ここで注意していただきたいのが、利用者は上記の様にリース会社と販売店又はメーカーと別途でそれぞれの契約を結ぶため、請求が別々で届いていることが多いです。

個人的なお話になってしまいますが、私がこれまで対応してきたお客様で、どちらか一方から届く請求しか認識していない方が多いなと感じています。

さらに、保守契約では１枚モノクロ〇〇円、カラー〇〇円という金額に目が行きがちですが、最低基本料金というのも必ずかかっています。これは１枚も印刷しなくてもかかっている金額なので必ず注意してください。

それぞれから届く請求の件に加え、この最低基本料の認識がないお客様も多いのですが、それだけ複雑でわかりずらくなっているということです。

リース契約は5～7年と契約期間が定められている為、途中解約ができず、オフィスを退去・移転してもその契約は付いて回る事になります。

また、リース契約には審査が必要で基本的には連帯保証人が必要です。

リース契約についてさらに深堀解説

毎月のコストはなるべく抑えたいですよね。

当たり前の事ですが、同じコピー機を5年リースで契約するよりも7年リースで契約したほうが毎月のコストは抑えられます。

ここで注意です！リース契約にはリース会社に支払う料率が発生いたします。

リース料率に関して簡単に解説します。
※リース料率1.9％で解説しますが、リース会社、リース期間によってリース料率は多少変動します。

100万円するコピー機を5年(60回)リースで契約した場合、

毎月支払う金額は19,000円となります。〈100万円(本体価格)×1.9％(リース料率) 〉

19,000円を5年間(60回)支払いをすると、

19,000円×60回＝1,140,000円

100万円のコピー機をリース5年契約すると支払総額が1,140,000円になるという事です。

140,000円分がリース会社の取り分となります。 

買取り時よりもリース契約の場合は140,000円多く支払う事になりますが、コピー機・複合機は高価な商品になるので一括購入するのはなかなか難しいのが現状です。

そこで初期費用が無く、毎月のコストが抑えられるリース契約が人気と言えます。

平成21年度に行われた「環境省におけるOA機器実態調査結果」によると、
企業が導入しているコピー機のおよそ90％以上がリース契約をしている結果がでております。

リース契約はとても便利な契約形態でメリットが多くありますが、

5～7年の長期的な契約で途中解約ができないのでデメリットの部分も考えなくてはいけません。

リース契約中でも追加費用は掛かるのか？

コピー機・複合機をリース契約で導入中は、保守サービスを受けることができますのでトラブルが起こった際は、無償で対応を受けることができます。

ただ、注意していただきたいのが、コピー機・複合機にかかわるすべての内容を保守部門が無償でカバーしてくれるわけではありません。

もちろん、故意にコピー機・複合機を破損させた場合は、ユーザーに請求が発生することは何となく理解ができると思います。

では、別途でかかる費用は何でしょうか。

コピー機・複合機の保守サービスはあくまでも本体の点検、修理、整備、交換、補充などの作業が目的であり、コピー機・複合機に対する保守が目的となっております。

その為、事務所移転に伴うコピー機の移設作業やPCやネットとの接続の設定を依頼した場合は、保守部門（主にメーカー）から追加の請求が発生するので注意しておきましょう。

もちろん電話のみの対応であれば無料で相談にのってくれるメーカーがほとんどです。

ちなみに初回に必要になるコピー機・複合機のネットーワークとの接続作業や、PCのドライバーのインストールの作業費は毎月のリース料金に含まれています。

コピー機・複合機の初期費用とは？

コピー機・複合機の初期費用の項目はメーカーにより対応の仕方が異なりますが、大きくな項目は下記となります。

・搬入出作業料

大型複合機は基本的に２名体制で作業を行います。精密機械の為、慎重さが求められます。相場としては４万～６万円となります。事務所の移設に伴うコピー機・複合機の移設作業も同様となります。

・階段作業

コピー機・複合機を搬入出作業する際、階段作業がある場合は別途で費用が発生します。1フロア当たり6千円～1万円となります。

・取付作業料

大型複合機の場合は、自動原稿読み取り装置（ADF）と呼ばれる装置が一番上についています。その他フィニッシャーなどのオプションに対しても取り付け作業費が発生しています。相場は6千円～となります。

・PC設定

コピー機・複合機の設置の際、接続したのPCの設定にはドライバーをインストールする必要があります。この作業を依頼すると１台当たり4千円～8千円の費用が掛かります。

上記以外にもコピー機・複合機を導入する際にかかってくる費用はありますが、事前に見積書の内容を確認しておきましょう。

まとめ

今回の記事ではコピー機・複合機を導入する際の初期費用について、特にリース契約について焦点を当てた内容でしたが、いかがでしたでしょうか。

少しでもお役立てできれば幸いです。

コピー機・複合機の導入を検討されている方は、さまざまな導入方法がある中で、最適な内容を選択できるようにいろいろと知っておくべきでしょう。

なかなか大変ですが、それぞれのメリットとデメリットを生かしながら、利用者様の利用用途に合わせてしっかり導入まで準備していきましょう。

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